Le PMI propose dans son examen PMP® des situations problématiques et nous demande : que feriez-vous ? Certaines questions sont courtes, d’autres longues et touffues. Comment procéder quand on a en moyenne 1 minute 10 secondes pour répondre ?
Des questions difficiles
Les questions situationnelles commencent par décrire une situation et proposent des scénarios. A nous de choisir le bon, en fonction de la question précise posée. Ces questions sont difficiles, parfois. Il y a plusieurs raisons à cela :
- nous pouvons ne pas avoir été nous-même dans une situation semblable, et nous ne savons pas comment nous en sortir ;
- bien qu’ayant su nous sortir d’une situation semblable, rien n’indique que c’est la façon dont Pipa devrait s’en sortir d’après le PMI ;
- nous pouvons trouver plusieurs réponses à notre goût ; mais laquelle aurait la préférence de Pipa ?
- comme le PMBOK® n’est pas situationnel, nous avons de la peine à trouver à quoi la question se réfère !
- les subtilités de la langue créent de l’ambiguïté.
Quand j’ai passé le PMP® en 2000, moins de 25% des questions étaient situationnelles. Et l’instructeur nous disait : 75% des réponses sont dans le PMBOK.
Aujourd’hui, les retours d’expérience des heureux passeurs de l’examen PMP® établissent ceci : entre 70 et 90% des questions sont situationnelles.
Comment les battre ? Puisqu’il s’agit bien de ça : déjouer les pièges dressés par le rédacteur pour engranger le point qui, cumulé aux autres, nous donnera la certification.
Pourquoi des questions situationnelles ?
Oui, pourquoi un examen de 200 questions somme toute difficiles, avec leur lot de situations ambiguës, de données difficiles à interpréter, de décisions à prendre sans avoir toutes les informations, etc.
C’est que le PMI souhaite coller à notre réalité, condition pour que la certification PMP valide bien un ou une chef de projet expérimenté. Or, notre réalité est précisément faite d’ambiguïté, de difficultés d’interprétation, de décisions courageuses.
Un exemple : une partie prenante mécontente de n’être pas informée.
Vous avez diffusé l’information du projet en suivant le plan de communication. Des changements ont été apportés à des livrables du projet, et tout a été fait selon le plan de contrôle des changements. Mais une partie prenante exprime sa surprise de n’avoir pas été informée d’un changement apporté à un livrable particulier, alors que toutes les autres parties prenantes ont reçu l’information de ce changement. Que devriez-vous faire ?
a) informer la partie prenante en question de la date à laquelle le changement a été approuvé
b) revoir avec la partie prenante le plan de communication et lui expliquer ses responsabilités
c) revoir le plan de communication et le mettre à jour si nécessaire
d) aborder cette situation au prochain comité de pilotage de sorte que d’autres parties prenantes ne ratent pas la publication des changements.
Plusieurs procédures possibles
Vocabulaire : item, instruction, propositions, distracteurs
L’item, c’est le paragraphe « question ».
L’instruction, c’est la question en elle-même, c’est à dire, le plus souvent, la dernière phrase de l’item.
Les propositions, ce sont les réponses proposées.
Les distracteurs, ce sont les réponses fausses, que le rédacteur a fourbies afin de nous « distraire » de la bonne réponse.
La meilleure procédure, selon moi
Je viens de visionner une vidéo de John Niec, cPrime’s Director of Learning, en Anglais, qui développe une procédure pour mieux répondre aux questions. Tout simplement génial et, j’ai essayé, ça fonctionne :
- lire la question finale du paragraphe (l' »instruction » de l' »item »)
- lire les réponses proposées (les « propositions ») et éliminer
- lire le paragraphe entièrement (instruction et item)
- relire les propositions et valider les éliminations et le choix
Inviter l’intuition
- Lire le texte de la question,
- faire une pause pour imaginer la situation,
- imaginer une réponse,
- lire les réponses et choisir.
Procéder par élimination
- Lire le texte de la question en entier,
- lire toutes les réponses,
- relire la question finale = l’instruction,
- chercher les points d’élimination des réponses,
- éliminer des réponses,
- choisir la réponse qui surnage.
Variante pour les questions longues :
- Lire la question finale,
- lire le texte de la question en entier,
- lire toutes les réponses,
- chercher les points d’élimination des réponses,
- éliminer des réponses,
- choisir la réponse qui surnage.
C’est ce que propose TechAgilist.
En mode révision
J’ajouterais de montrer en quoi les réponses éliminées sont fausses. En mode révision seulement, parce que c’est un effort long, au-delà des 70 secondes maximum en moyenne par question en mode examen.
Et s’il s’agissait des bonnes pratiques du PM ?
Rita Mulcahy a listé 69 PMIsm’s, comme elle les appelle, dans son PMP® Exam Prem 9° édition. Selon Rita, Pipa connaît ces principes d’action. C’est ainsi que, dans une situation, Pipa convoque les principes correspondants. C’est pourquoi je fais l’hypothèse que les PMIsm’s de Rita sont un référentiel des questions du PMP®.
Ici, dans cette question, un premier principe me saute aux yeux : respecter le plan de projet (dont le plan de communication) car il a été conçu par les parties prenantes compétentes et approuvé par toutes les autres.
Pipa se dit : sur mon gros projet, tout se passe conformément au plan, car j’y veille. Si une partie prenante n’est pas informée d’un changement sur un livrable, c’est qu’il n’était pas prévu dans le plan de communication qu’elle le soit.
Bon, très bien, mais ça ne répond pas à la question. En fait, si, un peu, parce que ça permet de la reformuler. En l’occurrence, « une partie prenante s’étonne que le plan de communication n’ait pas prévu qu’elle soit informée de telle ou telle chose ».
Rechercher des principes sous-jacents.
Tâchons de relire chaque réponse et d’en extraire le principe en jeu.
a) informer la partie prenante en question de la date à laquelle le changement a été approuvé. Ca ne change rien à l’affaire. Est-ce une façon de lui dire : checkez vos email et vos spams, l’information y est, vous l’avez reçue ! En tous cas, cette façon de procéder ne réalise aucun progrès dans la situation. Principe en a) Le PM est force de progrès.
b) revoir avec la partie prenante le plan de communication et lui expliquer ses responsabilités. Cela revient à relire le plan de communication avec la partie prenante et constater qu’il n’est pas prévu qu’elle soit informée (et ça va l’énerver) ou qu’il était prévu qu’elle soit informée (et c’est gênant pour nous parce que nous sommes en défaut, ou c’est gênant pour elle parce qu’elle se plaint à tort, voir réponse a). De la gêne à tous les étages. Principe en b) Le PM promeut la collaboration.
c) revoir le plan de communication et le mettre à jour si nécessaire… s’il s’avère que cette partie prenante doit être, finalement, dans la boucle d’information – ou pas. Pourquoi pas, ça ne se fera pas sans change request, ce ne sera pas immédiat, ça ne répondra pas tout de suite à la partie prenante mécontente, mais « things are under control » et « we’re working on it » au titre de l’amélioration continue. Bon, gardons celle-là pour l’instant. Principe en c) Le PM est dans l’amélioration continue.
d) aborder cette situation au prochain comité de pilotage de sorte que d’autres parties prenantes ne ratent pas la publication des changements. Là, il y a suspicion que le plan de communication est plus largement incomplet et qu’il faudrait en parler au prochain comité de pilotage. Mais rien n’indique dans le texte que le plan de communication pourrait être incomplet. D’autre part, attendre le prochain comité de pilotage n’améliore pas la situation : ce serait arriver avec un problème seulement ; or, le comité de pilotage pilote et donc s’attend à ce que Pipa amène un ou des solutions. De plus, si le comité de pilotage se tient dans longtemps, il y a des chances que l’incident se reproduise… Enfin, c’est au CCB qu’il faudrait soumettre l’amélioration du plan de communication, pas nécessairement au comité de pilotage (sauf si c’est la même instance). Principe en d) Le PM respecte les instances de décision.
Donc la c) est la meilleure.
Les principes évoqués, par réponses
a) Le PM est force de progrès. Est-ce que mon action de PM fait évoluer la situation dans le bon sens ?
b) Le PM promeut la collaboration. Est-ce que je mets de l’huile sur le feu ou est-ce que je promeus la collaboration ?
c) Le PM est dans l’amélioration continue. Est-ce que je suis bloqué sur ce qui a été dit ou bien est-ce que j’accepte d’améliorer (tout en suivant un processus) ce qui a été décidé, comme le plan de communication ?
d) Le PM respecte les instances de décision. Est-ce que je m’adresse à la bonne instance ? Le comité de pilotage décide : est-ce que je l’aide à décider ?
<in progress – en travaux>
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