Tout le monde est en mesure de faire aboutir une initiative car les compétences requises sont à la portée de tous. Nous partageons nos outils avec plusieurs professions. Nous travaillons pas-à-pas en quatre étapes : préliminaires, initiative, projet et réalité.
Comment réussir ? Si chacun, j’en suis sûr, est en mesure de démarrer une initiative et de la conduire jusqu’au bout, c’est que les qualités attendues sont accessibles et se travaillent.
Les personnes sachant comment réussir montrent en plusieurs circonstances des traits communs comme ceci :
- méthode : ça consiste par exemple à commencer par le commencement
- écoute active
- capacité à communiquer avec toutes sortes de personnes
- ténacité pour gérer la résistance au changement
- aptitude à obtenir un rendez-vous d’une personne haut placée
- goût de vendre une solution
Il n’y a pas que la poursuite d’une initiative nouvelle, il y a également des opportunités alternatives, comme s’adjoindre à un projet existant ou récupérer un livrable inutilisé d’un projet passé et faire que ses utilisateurs s’en servent enfin. La nouveauté peut être partielle.
L’approche progressive consiste à aborder successivement préliminaires, initiative, projet et réalité.
Les quatre étapes s’enrichissent progressivement les unes les autres.
Numéro 1, les préliminaires :
Ensuite, numéro 2, l’initiative :
- Identifier le sponsor et comprendre les objectifs
- rencontrer les parties prenantes
- questionner la motivation des parties prenantes
C’est à ce moment que se prend la décision d’y aller ou pas : est-ce que nous mettons en œuvre les changements ?
Si oui, numéro 3 : un projet commence et l’outil « one-page-project-manager » est un bon moyen de construire la collaboration et de s’assurer qu’elle progresse.
Quatre remarques :
- souvent, une équipe projet dédiée est aux commandes de la conception de la solution, du développement des outils et de leur déploiement (c’est à dire de leur installation).
- en lien avec l’équipe projet, notre job sera d’assurer l’implémentation de la solution. C’est la clé du « comment réussir ».
- pourquoi « en lien avec l’équipe projet ? » Parce que nous partageons les mêmes interlocuteurs : sponsors, superviseurs et super-utilisateurs, entre autres. Il nous faut nous coordonner.
- ci-dessous, nous nous référons explicitement au Modèle ADKAR®, que nous décrivons ici.
L’équipe projet sera en charge jusqu’à la livraison de la solution. C’est à dire, jusqu’à son installation, sa mise à disposition des utilisateurs. Nous, nous sommes responsables d’implémenter l’initiative. À ce titre, nous collaborons avec l’équipe projet et poursuivons nos activités après qu’elle a plié bagage : après l’installation, l’implémentation continue.
- faire prendre conscience qu’une solution se prépare, qui change le quotidien
- analyser les changements (tout en concevant la solution) et donner envie d’y participer aux personnes concernées
- former aux changements (juste avant la mise en place de la solution, c’est à dire son installation)
Enfin, numéro 4 : confirmer dans la réalité le progrès recherché.
- accompagner les protagonistes dans l’usage concret de la solution
- renforcer l’initiative pour que les nouvelles habitudes perdurent
Nota bene : j’ai rendu disponible le contenu suivant sous forme d’ebook ou de cahier de terrain, pour ceux qui trouvent ces formats plus pratiques : se procurer l’ebook / imprimer le carnet de terrain.
Comment réussir sans outils ? Tout artisan a ses instruments.
Les dispositifs que nous utilisons pour faciliter le succès d’initiatives sont partagés par plusieurs métiers. Non pas qu’il faille tous les maîtriser avant de commencer. Certains sont connus de tous, comme l’organigramme. Quant aux autres, en fait, c’est plutôt en faisant qu’on les apprend et les maîtrise.
Voici les outils que je vous propose de manipuler dans le cadre d’une initiative et d’un projet :
- l’organigramme, pour identifier les personnes dans leurs niveaux hiérarchiques
- le registre d’analyse des parties prenantes, impacts et stratégie envers chacune
- le sociogramme des relations bonnes et mauvaises
- la fiche d’analyse du changement vécu par la personne que le changement impacte
- la fiche descriptive de l’initiative
- la charte du projet
- le « one-page-project-manager » = charte + diagramme de GANTT + reporting
- les quatre questions qui tuent pour valider qu’il y a projet
- la matrice du retour d’expérience (dit aussi ReX ou RetEx) : résultats et manières de faire
- la relecture, en trois questions
- la communication non violente
- la découverte des parties prenantes, en trois questions
- l’elevator pitch, pour communiquer
- le compte-rendu de réunion
- le questionnaire d’avancement d’un livrable
- la grille de négociation
- le mindmap, ou diagramme heuristique
- la différence entre qualité et grade
- une liste d’activités auxquelles les apprenants doivent être formés, par exemple des apprentis change managers.
Peut-être, sûrement, même, il faudra demander de l’aide. Or, parce que ces sujets sont maîtrisés par d’autres autour de nous, nous trouverons l’aide nécessaire, c’est certain. À commencer sur le présent forum (voir bandeau).
Les croyances influent sur nos actes
C’est important, les convictions, parce que ça inspire nos décisions, ça nous guide dans le « comment réussir ». Voilà pourquoi je dis les miennes, pour clarifier d’où vient ce que je propose. Voici donc mon manifeste personnel.
Mais alors, quid si vous croyez au contraire de ce à quoi je crois ? Eh bien, au moins, vous savez pourquoi vous pourrez vous trouver en désaccord avec tel ou tel point de la démarche. Quant à vous, vous travaillerez différemment, ce qui amènera un résultat différent et valable, j’en suis sûr.
Simplifier jusqu’au juste nécessaire.
Passé un certain stade, pour aller plus loin, plutôt que de charger encore mon sac, je me porterai mieux de l’alléger.