Animer un atelier centré sur les participants, comment faire ?

Animer un atelier, chacun peut avoir à l’assurer. Or, les participants attendent chacun un ROTI (Return On Time Invested) personnel élevé. Pour que ce ROTI soit raisonnablement haut pour chacun, l’animateur expérimenté centre généralement son animation sur les besoins des participants. Comment faire quand ces besoins sont peu clairs ? Voici comment je procède et que je vous propose de mettre en oeuvre à votre façon.

Animer un atelier est une situation de leadership au service d’un groupe. Et ça peut nous arriver à tous, dès lors que nous sommes en situation de conduire un projet, manager une équipe ou animer un collectif. Qu’il faille répondre à une commande ou l’improviser, animer un atelier de 3 heures ou d’une journée est une formidable opportunité pour chacun de se renforcer à ses propres yeux et au yeux d’un groupe. C’est un objectif que j’ai en tête, moi, l’animateur. C’est ce qui m’amène à prendre les rênes de la situation et à la structurer ainsi, en 7 étapes.

Animer un Tour de table

Les questions :

1. qui êtes-vous ?
2. d’où venez-vous ?
3. où allez-vous ?
4. pourquoi êtes-vous là (= que cherchez-vous) ?
5. une fleur (qqch qui vous énergise ou vous ravit à l’instant-même),
6. une valise (qqch qui vous ennuie ou vous chagrine à l’instant-même).

Tricks and tips :

• en tant que leader de la session, je commence le tour de table par moi-même, afin de donner une idée de la dimension du terrain de jeu.
• je prends des notes sur un cahier, ça me permet de mieux mémoriser les prénoms et je relis ces notes avant la session d’après le cas échéant. Ca me permet ensuite de commenter les activités en étant pertinent vis à vis de chacun.

Rassembler le Retour d’expérience du groupe

Proposer un moment de retour d’expérience en équipe et classer les items en un tableau 2×2.

Les résultats qui ne nous satisfont pas et que nous devrions améliorer. Exemple : nous livrons systématiquement en retard.	Les résultats qui nous satisfont et que nous devrions renforcer / qu’il convient de rendre permanents. Exemple : nos chefs de projet clôturent leurs projets avec une marge confortable même sur les projets critiques.
Les manières de faire qui ne nous satisfont pas et que nous devrions améliorer. D’un service à l’autre, les outils de management de projet sont différents et incompatibles entre eux.	Les manières de faire qui nous satisfont et que nous devrions renforcer / qu’il convient de rendre permanentes. La MOA nous délègue un product owner solide.

Tricks and tips :

• former des groupes de 3 à 4 personnes ;
• distribuer à chacun une feuille A3 et demander à ce qu’une personne par groupe assure la prise de notes ;
• si vous disposez de plusieurs flip-charts, alors les groupes peuvent aller jusqu’à 5 personnes ;
• à la fin de l’exercice, une personne de chaque groupe prendra la parole en commençant par les points les plus importants. Je prendrai les notes sur le tableau ou flipchart central à ce moment-là.
• Noter au passage combien de fois un sujet aura été mentionné.
• Proposer au groupe entier de réagir à chaud une fois que le dernier sous-groupe se sera exprimé : leurs impressions, leurs constats, leurs réactions devant leur panorama du quotidien.

Clarifier la Quête

Question : à la fin de cet atelier, vous serez content.e si… ?

Ecrire en les synthétisant les attentes de chacun.

Tricks and tips :

• Placer les attentes de chacun sur un flip-chart ou au tableau sous forme d’une matrice Important x Urgent ; expliquer ce qu’est cette matrice et comment elle fonctionne (faire, planifier, déléguer, surveiller).
• si nécessaire, proposer un vote pour départager deux sujets ;
• laisser de la place pour commenter, pour inscrire les votes éventuels en face des objectifs.
• Montrer comment certains sujets trouvent leur réponse / leur renforcement dans l’ordre du jour ;
• clarifier que d’autres sujets attendus ne seront pas abordés aujourd’hui,
• et donner des pistes : où trouver l’information, dans quelle session trouver son bonheur.

Organiser la session

Proposer une structure à la session : une succession de pièces de temps et d’activités, une progression, un emploi du temps.

De plus, si la session est préparée (quelle meilleure approche que celle de Langevin ?), les morceaux d’animation auront été définis. Ensuite, un support de formation aura été préparé, des diapositives, des exercices, des études de cas. De plus, le tout aura été structuré en agenda, que vous présenterez tel quel ou modifié en fonction des besoins et des circonstances.

Tricks and tips :

• limiter les pièces entre 45mn et 90mn.
• Structurer chaque pièce avec
  • évoquer
  • expliquer
  • faire expérimenter
• Hélas, il y a parfois trop peu de temps pour tout exploiter de ce qui a été préparé. Aussi,
  • il faudra faire des choix, expliquer des exercices au lieu de les réaliser, évoquer des sujets qui mériteraient une explication.
  • Heureusement, l’étape de la Quête nous aura donné les éléments pour choisir au mieux et maximiser le ROTI de chacun.
• Faire parapher la feuille de présence par chacun.

Réaliser les contenus

Animer les pièces du puzzle.

Tricks and tips :

• Apporter/partager/discuter si possible à chaque pièce les informations suivantes :
  • Pourquoi c’est important
  • Qu’est-ce que ça change dans nos activités
  • Comment ça fonctionne
  • Comment gérer les problèmes à l’usage
  • Quand et comment savoir qu’on a réussi

Clore la session

Evoquer les éléments de la session :

• Qu’est-ce qui vous a frappés, étonnés, ravis ?
• Que rapportez-vous chacun chez vous ? (take-away messages pour chacun)

Assurer l’administration de la session :

• Ramasser la feuille de présence paraphée et la signer soi-même.
• Proposer de remplir une feuille d’évaluation.

Tricks and tips :

• Faire le point sur l’avancement en réexaminant la matrice Important x Urgent du départ.
• Assurer de son soutien personnel pour des actions ultérieures, des difficultés à mettre en oeuvre les plans d’action de chacun ; donner les informations de contact.
• Expliquer ce qu’est le NPS, comment il se calcule, comment se remplit une feuille d’évaluation (trois états seulement : promoteur actif, promoteur passif, détracteur).
• Idéalement, collecter l’adresse email de chacun et proposer une adresse email générique de « support niveau 2 ».
  • inviter chacun à vous adresser questions, hésitations, remarques, suggestions et supputations à cette adresse « support niveau 2 » ;
  • à chaque email reçu, répondre si possible en moins de 2 heures, sharp. Y compris pour dire qu’une réponse détaillée viendra plus tard.

Capitaliser sur sa propre expérience d’animation

Après la fin de l’atelier,

• lire les évaluations de chaque participant,
• écrire noir-sur-blanc les remarques informelles entendues,
• se figurer que ce soit à refaire :
  • quels résultats améliorer ?
  • quels résultats renforcer ?
  • quelles manières de faire améliorer ?
  • quelles manières de faire renforcer ?
• communiquer ce retour d’expérience d’animateur à qui de droit.

Tricks and tips :

• Archiver le retour d’expérience écrit avec la copie de feuille de présence et celle des feuilles d’évaluation. Cela permettra d’affûter la préparation de la prochaine session similaire ou de celle qui recevra le même groupe pour un atelier plus pointu.

Pour aller plus loin

Traiter l’étape Connaissance (Knowledge) du Modèle ADKAR (et utiliser l’approche Langevin).