Renforcer l’initiative pour que perdurent les nouvelles habitudes

Renforcer l’initiative, c’est amener son sponsor à prendre à nouveau la parole avec les mots magiques : bravo, merci, s’il vous plait. Oui, car on a vu nombre de progrès se perdre, nombre d’anciennes habitudes revenir de plus belle en l’absence de renforcement. Au fait, qu’est-ce que ça a changé, tous notre effort collectif ? N’était-ce pas mieux / plus simple avant ? Seul le sponsor est légitime à ce moment-là, pour renforcer les nouvelles habitudes.

Je vous propose ci-dessous une fiche à destination du sponsor. C’est son rôle de renforcer l’initiative. Il/elle est même la seule personne légitime aux yeux des participants à l’initiative pour les remercier, les féliciter et ouvrir de nouveaux chantiers. Vous pouvez constater que le plan adopté suit bien le Modèle ADKAR®, en particulier les éléments de la communication « Awareness ». 

ADKAR® et les termes « Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement » sont des modèles déposés de la société Prosci située dans le Colorado, USA.

En plus des sentences génériques, je partage avec vous en italiques quelques exemples vécus.

En lançant l’initiative XYZ à telle date, nous avions des ambitions.

Rappel des objectifs.

L’initiative consistait à former au management des projets transverses les directrices et directeur de Départements < le contenu de l’initiative>.

Les objectifs identifiés étaient :

1. Faciliter la gestion des projets en formant et en accompagnant les directeurs de Départements au management de projets transverses.
2. Généraliser l’amélioration continue en s’appuyant sur les expériences présentes pour faciliter les projets futurs (ex. Janaillat-en-Creuse, etc.).
3. Renforcer la satisfaction des clients de notre entité en améliorant la performance coût-qualité-délai des projets.

Pourquoi le renforcement est-il important ?

C’est l’argument clé par lequel commencer, d’après Simon Sinek « Start with why ».

Pour souligner les progrès, remercier les bonnes volontés, encourager à s’améliorer continuellement et
accompagner la prise de « momentum » des personnes dans l’organisation.

En effet, des changements se sont produits depuis juin-juillet 2017, certains attendus, d’autres non.

En l’absence de renforcement, les progrès risquent de s’épuiser et de se perdre. L’effort serait à refaire.

Pourquoi maintenant (à t₀ + 6 mois) ?

Les sponsors avaient défendu l’initiative en son temps. Aujourd’hui, il s’agit de les convaincre de donner à nouveau une place à cette initiative dans leurs agendas chargés.

Parce la situation a évolué, de nouvelles personnes enrichissent l’organisation de leurs expériences pratiques.

Parce que les projets en cours ont porté leur fruit, des démarrages ont eu lieu, <des projets> rebattent les cartes et offrent des opportunités.

Parce que des progrès se sont produits, concrets et visibles, petits ou grands.

Parce qu’il y a une urgence à poursuivre : cette dynamique de progrès est un commencement, un bon début.

Risque à ne pas faire ?

Y a-t-il moyen d’échapper au pensum ? Oui, bien sûr, mais à quel prix !

Si nous nous dispensons de réaliser l’étape de renforcement, voici ce qu’il nous faut craindre :

• que les gens se disent : encore une initiative qui n’a rien changé !
• induire chez les collaborateurs l’attentisme face à tout changement à venir : « si j’attends assez longtemps, ce nouveau truc fondra comme neige au soleil, aussi je ne bouge pas. »
• constater que les collaborateurs sont revenus à leurs anciennes pratiques, plus sûres, plus mûres, plus faciles pour eux.

Alignement du renforcement avec nos objectifs d’unité business ?

Retour à la fiche descriptive de l’initiative : rappeler au sponsor le rôle-clé de l’initiative dans son business à lui/elle.

Nous voulons, et nos clients attendent de nous :

• Une organisation qui progresse de façon continue, qui ne s’arrête pas de s’ajuster.
• Des professionnels qui fassent leur travail de mieux en mieux.

Proposition d’action de Renforcement : le plan de l’atelier

Voici un plan pour inspirer nos ateliers de renforcement. Le sponsor nous sait gré de diminuer son incertitude sur ce qui lui est demandé.

Le renforcement prendra la forme d’un atelier Retour d’Expérience + Perspectives animée par <le sponsor> et <le facilitateur>, dont voici le plan :

• Retour d’expérience : Ce que nous avons changé, ce qui nous va, comment nous nous y sommes pris au cours de cette étape N°1.
• Célébration des changements : « merci », « bravo »
• Choix des progrès suivants (= étape N°2).
• Explicitation des initiatives correspondantes à l’étape N°2, avec leurs sponsors.
• Prochains succès à concrétiser, prochaines étapes à court terme.

Comment présenter aux participants cette séquence « Renforcement » ?

Le sponsor apprécie que nous lui soumettions des éléments de langage qu’il/elle s’appropriera.

 Certains éléments de langage sont assez génériques pour être réutilisés tels quels. Voici une proposition :

• Nous avons lancé en juin 2017 une initiative de management de projet.
• Dans la lignée de notre atelier de management de projet en juillet 2017 <action entreprise>,
  c’est le moment propice pour faire un premier bilan : ce qui résiste, ce qui a changé.
• Nous célébrerons les progrès et notre aptitude à changer.
• Nous discernerons les défis à relever à ce jour et…
• nous déciderons les progrès auxquels nous voulons nous atteler plus particulièrement,
  y compris dans le cadre des projets en cours.