Collecter le retour d’expérience

Collecter le retour d’expérience, c’est une bonne première démarche à proposer au groupe. Pourquoi ? Parce que des expériences (expérimentations) font de l’expérience (sagesse) à force d’être revues, reconsidérées ensemble. Il s’agit de faire avec le juste nécessaire d’efforts et d’énergie. Aussi cherchons-nous à nous épargner les erreurs du passé. Et encore mieux, de nous appuyer sur les savoir-faire accumulés. De plus, connaissant mieux le socle du présent, il nous sera plus facile de montrer l’apport de l’initiative et son intérêt dès les préliminaires.

D’où partons-nous ? D’un environnement qui a une histoire.

Entreprendre un retour d’expérience collectif, c’est considérer que notre environnement commun a une histoire valable dont on peut apprendre. Or, une initiative provoque un changement, une inflexion dans la trajectoire du groupe. Pour cette raison, avant de changer quoi que ce soit, commencez par considérer où vous êtes, étudiez votre environnement. Il y a un passé, il y a des résultats et des manières de faire, il y a ce dont les gens sont fiers et il y a ce qu’ils pourraient mieux faire. Notez tout cela.

Pourquoi évaluer le contexte de travail où naît votre initiative ? Parce qu’en décrivant la situation initiale, vous saurez montrer quelle différence l’initiative aura faite à la fin, quelle valeur elle aura produite à la fin. Le consommateur, l’utilisateur, l’acheteur, en comparant la situation de la fin à celle du début, savoureront d’autant plus les fruits de l’initiative, la solution du problème, les bénéfices de l’opportunité.

Il y a aussi autre chose : rappelez-vous, « celui qui fait, c’est lui qui sait ». Souvent, dans une initiative, nous n’avons pas toutes les compétences. Ainsi, nous ne sommes pas les seuls qui font et qui savent. Donc, nous agissons aussi en délégation de ceux qui font et qui savent. Ecoutons-les, comprenons-les, c’est du stress en moins et du temps gagné par la suite.

Exercez-vous. Décrivez résultats et manières de faire dans votre environnement aujourd’hui.

 

Idéalement, animez ce retour d’expérience en groupe, avec des personnes qui vous semblent concernées par l’initiative ou le projet à venir. Ces personnes intéressées de près ou de loin, positivement ou négativement, à l’initiative ou aux résultats de l’initiative, nous les nommerons « parties prenantes ». Reprenez les organigrammes que vous avez dessinés précédemment, repérez les parties prenantes et invitez-les à faire un retour d’expérience. 

Vous pouvez aborder les thèmes comme ceci :

• Les résultats qui ne nous satisfont pas et que nous devrions améliorer
• Les résultats qui nous satisfont et qu’il convient de rendre permanents
• Les manières de faire qui ne fonctionnent pas et que nous devrions améliorer
• Les manières de faire qui fonctionnent et qu’il convient de rendre permanentes

Quelles précautions pour réussir le retour d’expérience ?

Peut-on tenir ces réunions de retour d’expérience sans en référer au superviseur ? Ou, dit autrement, quelles devrais-je prendre afin que :

• mon superviseur me soutienne ?
• les superviseurs de mes invités les y autorisent ?

En effet, les superviseurs sont connus comme n’aimant pas les surprises, les bonnes comme les mauvaises, dirai-je.

Les situations que nous cherchons à éviter :

• un collègue s’effraie de ma démarche auprès de notre superviseur commun.
• un collègue s’effraie de ma démarche auprès de son superviseur qui s’en effraie auprès du mien.

Préparer mon superviseur à ces éventualités s’avère fructueux ; aussi, avoir une conversation avec elle/lui est à ce stade une excellente idée, un gain de temps et de sérénité pour la suite. J’ai accompli le nécessaire lorsque mon superviseur sait quoi répondre à mon collègue ou au sien : pourquoi ma démarche, la présente étape et la prochaine, l’accord qu’il m’a donné et le sentiment qu’elle ou qu’il a « la situation sous contrôle ».

Et comme une escalade est toujours possible (le superviseur mécontent en réfère au chef), il est sage de mettre le supérieur hiérarchique de mon superviseur dans la boucle d’information.