Former au changement, faire grandir la connaissance, Knowledge

Les opérateurs ont besoin de comprendre comment ça marche. Nous allons analyser ce qu’ils ont à connaître et leur proposer la formation juste nécessaire, juste avant la livraison du produit ou du service par l’équipe projet. Pour discerner ce que le formateur aura à évoquer, expliquer ou appliquer lors de la session, nous proposons d’utiliser une approche issue de la méthode Langevin.

Les opérateurs ont besoin de comprendre comment ça marche.

A cette étape, les opérateurs, parties prenantes clés, sont conscients que quelque chose change et ils ont le désir d’accompagner le changement. C’est le moment de la formation nécessaire à la réussite de l’initiative, « connaissance » dans le Modèle ADKAR® (« K » de knowledge, connaissance). Faute de connaissances, les plus motivés des opérateurs pourraient échouer dans leurs nouvelles attributions.

Il s’agit de former aux changements (Dans le Modèle ADKAR®, c’est le K comme knowledge, savoir).

Former implique :

• des opérateurs juniors qui dédient un moment à la formation, qui écoutent, prennent des notes ou expérimentent par eux-mêmes,
• des opérateurs seniors qui préparent et animent la session en évoquant, en expliquant ou en faisant expérimenter.

Faites la liste des activités concernées par le changement.

Pour développer une formation, nous devons faire la liste des activités impactées par le changement. Cf. l’analyse que nous avons faite au moment du Desire.

Comment distinguer les activités à expérimenter ? En calculant pour chacune l’indice suivant :

Indice = Importance + Difficulté – (2 x Expérience).

Reportez-vous au tableau ci-dessous pour les valeurs à utiliser.

Par exemple, pour l’activité traduire un manuel utilisateur en anglais, votre analyse montre que c’est un passage obligé pour les affaires (Importance=3), qu’il faut connaître l’anglais et être accompagné par un traducteur professionnel (Difficulté=2) et que les apprenants l’ont tenté une fois sans succès (Expérience= 0). Pour cette activité,

Indice = 3 + 2 – (2 x 0) = 5

Score  ≥  4 ? Il faut faire expérimenter cette activité aux apprenants, car les apprenants manquent d’expérience pour négocier par eux-mêmes le changement d’activité. Score 1, 2 ou 3 ? Expliquer. Score négatif ou nul ? Il suffit d’évoquer le sujet, les apprenants ont l’expérience suffisante pour gérer l’activité.

Ainsi, compte tenu de son score élevé, l’activité traduire un document en anglais fera l’objet d’un module d’expérimentation.

Organiser les contenus de la formation.

Grâce à l’analyse de chaque activité et au score de chacune, vous obtenez un panel :

• applications (chacune dure plus ou moins une heure),
• explications (quelques dizaines de minutes),
• évocations (quelques minutes).

En préparant le déroulement de la formation, commencez par positionner les applications, puis insérez les explications, enfin, dans les intervalles, introduisez les évocations. Vous en déduirez le temps qu’il faut pour une session de formation, trois heures ou trois jours.

Des opérateurs seniors peuvent nous aider à développer des contenus de formation efficaces.

Sollicitez des opérateurs seniors, les animateurs des formations, sur leur maîtrise des activités nouvelles et leur goût de transmettre. Faites ensemble la liste des activités à maîtriser dans la situation cible et calculez le score de chacune. Prenez l’hypothèse que les participants à la formation ont un niveau d’expérience homogène. Muni de la liste des activités à expérimenter, à expliquer et à évoquer, vous construirez la meilleure formation possible.

Utilisez des infinitifs, par exemple « traduire », plutôt que des substantifs, comme « traduction ». C’est plus précis, plus actif.

Les opérateurs pourraient avoir à apprendre des activités qu’ils font rarement. En ce cas, pour éviter que les opérateurs aient perdu l’essentiel de l’apprentissage au moment de l’exécution, effectuez l’apprentissage dans les dix jours calendaires avant les activités en question.

Au cours de la session de formation, veillez à ce qu’il y en ait pour toutes les préférences cognitives : des schémas pour les visuels, des détails et des processus pour les auditifs, des manipulations pour les kinesthésiques.

Exemples.

• Créer un blog.

Les opérateurs conviennent qu’un blog ferait une différence notable pour les utilisateurs et les clients (Importance=2), qu’une formation ou bien un coach devrait suffire pour commencer (Difficulté=1) et que quelques-uns d’entre eux l’ont déjà réalisé (Expérience= 1). L’activité commencer un blog a pour indice :

Indice = 2 + 1 – (2 x 1) = 1

Par conséquent, nous donnerons des explications au cours de la session, sans expérimentation particulière.

• Traduire un document en anglais

Importance = 3, difficulté d’apprentissage = 2, expérience personnelle = 0, score = 5

De ce fait, nous expérimenterons en formation la traduction d’un document en anglais, en détaillant les outils et les étapes, etc.

• Des apprenants souhaitent se former au rôle de change manager

Soit un projet qui conçoit, développe et installe une solution, un processus, quoi que ce soit qui change quelque chose à la façon dont certaines personnes travaillent. Un changement, donc. Voici une liste des activités d’accompagnement du changement.

Que faire en cas de préparation légère, voire très légère ?

Voyons comment animer un atelier à grand ROTI sans être pris au dépourvu.

ROTI : Return On Time Invested.