La fiche projet « tout en une page » est le moyen le plus économe que je connaisse pour diminuer l’incertitude de tout le monde tout au long du projet. En une page A3, elle donne le niveau de détail nécessaire et suffisant pour construire un projet, amener les sponsors aux bonnes décisions et conduire l’équipe au succès.
La fiche projet OPPM® (One Page Project Manager) montre que nous sommes en train d’atteindre les objectifs dans le temps et le budget estimés
La fiche projet dit au premier regard : voilà où nous en sommes, voilà ce qu’il y a devant nous jusqu’à la fin.
Pour visionner une fiche projet d’une vraie initiative, la fiche projet telle que présentée au sponsor à la fin de la 3° période : OPPM-exemple-20160329
Vous pourriez apprécier une fiche projet simplifiée, pour assigner les responsabilités et suivre les activités. J’en propose un exemple illustré (activités initiatives et activités projet) sous forme Activités-Calendrier-Responsables.
En une page, une seule, d’où son nom, le « One Page Project Manager® » ou « OPPM® » (oppmi.com), vous décrivez :
- Qui est en charge du projet ?
- Quel nom donnons-nous à ce projet ?
- Que cherche-t-on à produire en réussissant ce projet ?
- A quelle date se terminera-t-il ?
- Quels sont ses objectifs techniques, ou ses jalons principaux ?
- Quelles sont les activités pour atteindre ces objectifs ou ces jalons ?
- Quand réaliser ces activités ?
- Avec qui réaliser ces activités ?
- Quels paramètres surveillons-nous pour savoir si nous sommes dans ou en-dehors des clous ?
- Où est-ce qu’on en est dans tout ça ? qu’est-ce qu’on a fait, qu’est-ce qui reste à faire ?
- Combien reste-t-il dans la caisse ? Qu’est-ce qu’on a dépensé ?
- Que nous sommes-nous dit au cours de la dernière rencontre ? risques ? solutions ? décisions ?
Voici un exemple de décomposition structurée du travail de la mielerie (donné comme illustration, non comme la voie à suivre pour créer une mielerie) :
Mielorama-WBS-Decomposition_structuree_du_travail-PrintA4… dont chacun des items (par exemple, « ruches ») se retrouve dans une activité (« acheter les RUCHES complètes du socle au toît ») de l’OPPM pour ce même projet de mielerie (toujours donné comme illustration, toujours pas comme la voie à suivre pour créer une mielerie) :
OPPM-Mielorama-A4-pld-201904Pour télécharger l’OPPM Mielorama
Une PME veut suivre plus professionnellement ses lancements de produits/solutions. Quel soft de Project Management simple et bon marché lui recommander ? La fiche projet OPPM®.
En première lecture, sans connaître quelles incertitudes vous voulez réduire avec un soft de Project Management, je conseille la fiche projet OPPM®, One Page Project Manager, un template qui tourne sous Excel : oppmi.com
En sa défaveur, OPPM® parait trop simple, trop simpliste, trop facile, pas assez cher.
Au crédit d’OPPM®, tout le reste.
La fiche projet OPPM® aide l’équipe à s’organiser.
OPPM® est original en ce qu’il permet de s’engager sur un planning. Un vrai engagement d’équipe. Et, le plus souvent, ça fonctionne : l’équipe livre à l’heure un produit conforme. Par quel miracle ? Parce que la fiche projet OPPM® privilégie l’exactitude à la précision. Elle fournit le bon niveau d’information.
OPPM® est exact du fait que les blocs de travail sont assez larges pour qu’une équipe puisse clarifier son processus, tenter des essais, apprendre des erreurs, ajuster ses pratiques, performer et finalement livrer dans le temps imparti. De plus, il y a peu de mises à jour d’un OPPM®, finalement (et des Project Managers peuvent juger que ça ne leur donne pas assez de travail ;-).
Quelquefois, le Project Manager aura tendance à planifier avec force détail dans MS-Project® (par exemple) parce que le soft le rend possible, que la précision rassure son client et que les nombreuses mises à jour justifient en partie son travail. Hélas, les facteurs extérieurs au projet sont imprécis, aussi le Project Manager les intègre peu ou mal à ses estimations.
La fiche projet OPPM® ne remplace pas MS-Project®.
Je pense que la précision rassure parce qu’elle permet de se figurer comment réaliser le livrable. C’est précieux. Cf. David Allen, Getting Things Done.
Pour ma part, je laisserais la précision à l’équipe chargée du livrable en question. A elle de clarifier son processus, à elle de détailler ses tâches. Et je laisserais la précision en dehors de la planification.
Introduire de la précision dans l’OPPM® fait rapidement regretter de n’avoir pas MS-Project®.
Comment la fiche projet OPPM® peut-elle être exacte ?
Du coup, comment construire la fiche projet OPPM®, en particulier comment estimer les durées d’activités et produire des estimations exactes ?
Le plus exact est de se reporter aux expériences passées : combien de temps nous a pris la réalisation de ce livrable dans tel projet l’an dernier ? Et d’en tirer une estimation en tenant compte des particularités du présent projet.
Ce faisant, nous intégrons non seulement le projet mais aussi de son contexte, le cours des choses et notre estimation, bien qu’imprécise, devient exacte ! Cf. Rolf Dobelli, The Art Of Thinking Clearly, chapitre : Why you take on too much – Planning fallacy.
La fiche projet OPPM® : le juste nécessaire.
Depuis qu’une collègue nous l’a présenté en réunion Project Management Office (PMO) en 2011, je n’utilise plus, pour ma part, qu’OPPM®.
Si la fiche projet OPPM vous paraît trop complexe, voyez la fiche projet simplifiée Activités-Calendrier-Responsables.