En tant que lanceur d’initiative, je me demande comment convaincre mon Directeur ou mon Manageur de me donner du temps et des ressources pour accompagner les personnes impactées par l’initiative. J’ai peu de temps, il.elle me consacre 10 minutes. La société Prosci a développé un outil simple et génial qui fait une différence dans ce contexte, et qui servira de fiche Initiative simplifiée : la fiche Projet-Objectifs-Particularités-Personnes.
La fiche Initiative fait peur ? Essayez la fiche Initiative simplifiée
La fiche Initiative complète est riche, et vous l’avez sur votre table de travail. Pour autant, vous pensez que votre sponsor ou votre manageur prendra peur en la découvrant, ou que le temps vous manque de toutes façons pour la lui faire découvrir. C’est là que la fiche initiative simplifiée
La fiche Initiative simplifiée est particulièrement adaptée dans un contexte de temps réduit avec le sponsor que nous voulons absolument convaincre. En effet, vous lui dites « Donnez-moi des ressources et du temps pour accompagner les personnes impactées par l’initiative ou par le projet ! »
Est-ce qu’on peut atteindre les objectifs sans que personne ne change sa façon de travailler ?
L’idée de la fiche Initiative simplifiée est de montrer que, pour atteindre les objectifs fixés, il faut que des personnes changent de façon de travailler. Ou bien, il faut qu’elles adhèrent à de nouvelles conditions de travail, etc. C’est à dire : si nous n’agissons pas pour accompagner les personnes qui subissent un changement, le risque est que nous n’atteignons pas les objectifs.
Cette fiche, la société Prosci l’a développée de la façon la plus simple (voir la présentation qu’en fait Tim Creasey sur le site Prosci : Project, Purpose, Particulars, People = PPPP). Comme souvent, la simplicité rend cet outil puissant dans la conversation avec toute personne pressée, le sponsor par exemple… La fiche comporte quatre colonnes :
- le projet : en quoi consiste-t-il ?
- ses objectifs : sous-entendu, les objectifs business de l’initiative business qui lui a donné naissance.
- ses particularités : ce qu’il change, ce qu’il apporte de nouveau.
- les personnes qui sont impactées par le projet : celles qui y travaillent, celles qui reçoivent la nouveauté et vont devoir faire avec.
Quelle est la part du changement effectif des gens dans l’atteinte des objectifs ?
Il se peut que ce qu’apporte le projet n’affecte en rien quiconque. Dans ce cas, laissons faire et surveillons les indicateurs-clés de succès du projet : ils devraient être au vert.
Il se peut aussi que les personnes qui sont impactées par le projet ou son produit soit incontournables : si elles n’adhèrent pas à l’initiative, les objectifs ne seront pas atteints.
Or, certaines personnes sont demandeuses. Elles savent pourquoi l’on a lancé cette initiative, elles y voient leur bénéfice et il est grand. En l’occurrence, il suffit de guider ces collaborateurs vers la meilleure utilisation possible de ce nous leur livrons.
Il se peut enfin que certaines personnes impactées par le projet n’en soient pas heureuses. Si nous n’y faisons rien, elles vont tomber dans les cinq trous creusés par le changement qu’elles subissent. Et alors, jamais les objectifs ne seront atteints. A moins que nous n’ayons une action spécifique pour les convaincre, elles et leurs manageurs. C’est là toute l’idée du présent site.
Ici, nous nous donnons les moyens d’aider les personnes impactées par un projet à surmonter les résistances au changement qu’elles rencontrent en elles et autour d’elles.
Références
Les concepts et la fiche PPPP sont issues des travaux de la société PROSCI, USA.
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