M2 SAGE 12 décembre 2017. Compte-rendu de séance N°2 d’atelier Project Mngmt

Ce dont nous avons parlé :

Les estimations et le time-sheet

Nous renseignons dans le time-sheet le nombre d’heures que chacun a passé sur le livrable.

C’est grâce au time-sheet que nous savons combien d’heures de travail le livrable a finalement coûté à notre équipe.

La précision, l’exactitude

Mieux vaut l’exactitude que la précision. Situation classique :

En janvier, nous estimons le temps qu’il nous faut travailler sur le livrable et deux estimateurs rendent leur copie : 

1- il nous faudra entre 90 et 125 heures pour terminer le livrable. Estimation imprécise.

2- il nous faut entre 100 et 105 heures pour terminer le livrable. Estimation précise.

Au mois de mai, au moment de livrer, nous avons travaillé 120 heures sur le livrable. Laquelle de ces deux estimations était la meilleure pour nous autres, chefs de projet ? L’estimation N°1, car elle est exacte.

Les contrats de prestation

Grâce au time-sheet, nous pouvons facturer au client, en régie, le temps effectivement passé à travailler pour lui. Excellent si nous ne savons pas à l’avance combien de temps il nous faudra pour terminer le livrable.

Au forfait, au contraire, c’est une somme fixe que nous lui demandons, quel que soit le temps que nous passons sur le livrable. Excellent si nous sommes expérimentés, si nous savons combien de temps nous passerons à réaliser le livrable.

La notion de salaire chargé

Ce que coûte un collaborateur à un projet, c’est son salaire chargé : son salaire net, les charges que l’entreprise paie sur ce salaire net et toutes les autres charges qui pèsent sur l’entreprise pour donner à son salarié de quoi travailler : un toît, des outils, un management, etc.

La courbe d’apprentissage et ses corollaires

Nous avons 10 jours pour planter une clôture de 1000 piquets. Les premiers jours, nous n’aurons pas planté 100 piquets par jour, car nous apprenons notre métier, nous rencontrons des difficultés. Par contre, les derniers jours, nous seront capables de planter (beaucoup) plus que 100 piquets par jour.

Moralité : se méfier de la moyenne 100 piquets/jour : elle ne représente rien dans la réalité.

Moralité bis : éviter le micro-management, où le manager visite l’équipe tous les jours et lui dit : vous êtes en retard ! Trois visites suffisent souvent : au début, pour donner les attendus et fournir les intrants ; au milieu, pour connaître les obstacles et les dégager ; à la fin, pour prendre livraison du livrable et tirer les enseignements de l’expérience.

Moralité ter :  un bon manageur de projet devrait non seulement relever les compteurs (le time-sheet, tâche de gestionnaire), mais aussi être à l’écoute de l’équipe qui réalise le livrable (tâche du leader).

La loi de Parkinson : tout opérateur prend la totalité du temps qu’on lui donne.

La notion de Work Package, ou lot de travail

Un livrable à livrer ; une taille assez importante pour éviter le micro-management.

La taille se mesure en heures.hommes. Par exemple, 3 personnes travaillant chacune 15 heures, ça fait 3 x 15 = 45 heures.hommes.

Par exemple, si le lot de travail fait 2 heures.hommes, l’apprentissage nécessaire doit être très très rapide ! Si le lot de travail est de 100 heures.hommes, l’apprentissage nécessaire peut raisonnablement prendre son temps.

Les rôles autour du Work Package

• Project manager,
• responsable du Work Package,
• contributeurs au Work Package

Explications autour du template « Description de l’Initiative », étapes 1 à 4

Etape 1 : la charte du projet.

Etape 2 : le problème à résoudre, ou l’opportunité à poursuivre.

Etape 3 : les objectifs de l’unité business.

Etape 4 : les parties prenantes.

Lire l’article Fiche de l’initiative.

Et si je n’ai pas les réponses à toutes les questions ? Eh bien, je continue de les chercher. L’idée du template, c’est que j’ai les bonnes questions en tête ; alors, dès que l’opportunité d’obtenir une réponse se présente, je la reconnais. Exemple : j’attends des éclaircissements sur le budget de tel livrable, et soudain je rencontre la spécialiste du livrable en question, alors je lui pose la question sans attendre.