Prise de conscience du besoin de changer, le discours Awareness du commanditaire

Commencer par répondre à la question : pourquoi changer ? Pourquoi maintenant ? Aux yeux des collaborateurs et manageurs qui sont impactés par le changement en question, qui est légitime pour leur parler du pourquoi, qui peut les convaincre ? Les chefs de projet ? non : ils vont, ils viennent. Les commanditaires, ou sponsors ? Oui, et seulement eux. Expliquer pourquoi l’on change, c’est la raison d’être du discours d’Awareness, de prise de conscience.

C’est le commanditaire qui prend la décision de lancer cette initiative de préférence à telles autres, c’est aussi à lui.elle de s’en faire le hérault auprès de ceux et celles qu’elle impacte.

Pourquoi le commanditaire comme émetteur principal du message « Prenez conscience du besoin de changer », essence du discours d’Awareness ?

Il y a plusieurs raisons à cela :

Tout d’abord, une raison opérationnelle : le commanditaire a dû arbitrer afin de faire de la place pour l’initiative et son projet. C’est naturel de lui demander d’expliciter sa décision à ceux que ça concerne.

Ensuite, une raison organisationnelle : la hiérarchie invite chacun à jouer des rôles. Basiquement, avec mes mots,

• On attend des collaborateurs qu’ils opèrent sur le terrain,
• Les manageurs déblayent les obstacles sur le chemin des collaborateurs,
• Les chefs de projet sont missionnés pour conduire des efforts collectifs limités dans le temps,
• Les grands chefs donnent les orientations et les moyens.

Les trois premiers rôles sont au service de la vision des grands chefs, en quelque sorte.

Enfin, ce que nous dit l’écoute du terrain, via deux observations que la société Prosci a faite lors de ses enquêtes depuis 1998 :

1. Afin d’adhérer à l’effort demandé, chacun a besoin de comprendre pourquoi l’on change quelque chose. 
2. Les collaborateurs indiquent que la personne légitime pour justifier du besoin de changer, c’est leur sponsor, le big boss.

Ainsi, en tant que lanceur d’initiative, j’attends de son sponsor qu’il.elle prenne la parole et défende l’initiative en public, par oral et par écrit, par tout moyen à sa disposition. 

Le discours de prise de conscience du changement (Awareness) tient en 4 messages

Les quatre points à aborder sont les suivants, selon le Modèle ADKAR® :

1. ce qui change, ou ce qui a besoin de changer,
2. pourquoi nous devons changer,
3. les risques à ne pas réussir à changer,
4. en quoi le changement nous aidera à atteindre nos objectifs.

Qui sont les destinataires des messages Awareness ?

A qui le commanditaire s’adresse-t-il.elle ? Aux parties prenantes du changement, les opérateurs et leurs superviseurs. Quand ? Lors d’une réunion dédiée ou non. Ce peut être à l’occasion des voeux, ou lors d’une réunion informelle, ou d’un comité de direction mensuel, ou lors de la publication des résultats trimestriels.

Il est recommandé d’informer les manageurs/superviseurs avant leurs collaborateurs. En effet, un superviseur apprécie moyennement d’être pris de court par une question pertinente d’un collaborateur. Lui donner une possibilité d’anticiper est bien venu.

Dans certains contextes, les instances représentatives du personnel sont des acteurs incontournables et l’on aura intérêt à se rapprocher des spécialistes en ressources humaines de l’organisation pour déterminer dans quel ordre communiquer les messages, et comment les ajuster aux destinataires.

Qui écrit les diapositives de la présentation ?

Moi, lanceur d’initiative, éventuellement. Mais c’est bel et bien au commanditaire de présenter. Lui/elle seul(e) est légitime aux yeux des parties-prenantes pour ce discours-là.

• Rédiger la version définitive de la diapositive Awareness
• Obtenir du commanditaire qu’il la présente en comité directeur puis aux parties prenantes. 

À titre d’exemple, voici une diapositive que j’ai écrite en novembre 2017 à l’attention du directeur général, sponsor de l’initiative « Apporter à l’organisation efficience et transversalité en formant au management de projet les nouveaux embauchés ». J’y ai adapté librement le plan des quatre messages de l’Awareness selon le Modèle ADKAR®.

Notez au passage que le discours de prise de conscience/Awareness s’adresse non seulement aux nouveaux embauchés mais aussi à leurs manageurs. Sans la participation active des manageurs/superviseurs, le management de projet ne prendra pas, le sponsor en est conscient. De ce fait, si l’initiative se contentait de former les nouveaux embauchés au management de projet, elle échouerait à apporter à l’organisation efficience et transversalité. D’où la feuille de route de l’initiative.

Le prochain pas : amener les manageurs à rencontrer leurs collaborateurs et à avoir avec chacun.e une conversation Desire, pour leur donner envie de changer.